Secretária Executiva
DEPONTO AGÊNCIA
Presencial
Brasília, DF, BR
08:00 – 17:30
Operacional
•
Prestador de Serviços – PJ
Descrição e Responsabilidades
A Secretária Executiva é responsável por gerenciar e organizar as atividades administrativas e de apoio ao executivo ou equipe de executivos da empresa. Suas principais atividades incluem:
Agendar e coordenar reuniões, compromissos e eventos, garantindo a disponibilidade dos participantes e a reserva de salas e equipamentos necessáriGerenciar a comunicação interna e externa, filtrando e direcionando chamadas telefônicas, e-mails e correspondências para os destinatários apropriados.
Manter e organizar arquivos físicos e digitais, garantindo a fácil localização e acesso às informações quando necessário.
Realizar tarefas administrativas gerais, como controle de despesas, elaboração de planilhas, e gestão de contratos e fornecedores.
Assistir na preparação de viagens de negócios, incluindo a reserva de passagens, hospedagem e transporte, além de preparar itinerários detalhados.
Atuar como ponto de contato entre os executivos e outras áreas da empresa, facilitando a comunicação e a colaboração.
Manter a confidencialidade das informações e documentos tratados, garantindo a segurança e a privacidade dos dados.
Desenvolver e manter um bom relacionamento com clientes, parceiros e stakeholders, representando a empresa de maneira profissional e cordial.
Requisitos
Requisitos:
Ensino Superior Completo em Secretariado Executivo, Administração ou áreas correlatas.
Experiência na função de Secretária Executiva.
Domínio do pacote Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
Capacidade de organização e gestão de tempo.
Proatividade e habilidade para resolver problemas.
Discrição e confidencialidade.
Conhecimento em agendamento e organização de reuniões e eventos.
Diferenciais:
Pós-graduação em áreas relacionadas.
Experiência em empresas multinacionais.
Conhecimento em outros idiomas.
Certificação em cursos de aperfeiçoamento na área de secretariado.
Habilidade com ferramentas de gestão de projetos.
Experiência com softwares de ERP.
