Auxiliar de Arquivo - PcD 28-03-2023

Auxiliar de Arquivo – PcD 28-03-2023

AVISO: O site Oportunidades DF tem como único objetivo divulgar vagas de emprego e com isso ajudar tanto quem está à procura de emprego, quanto quem busca contratar. Porém, o mesmo não é responsável e nem atua na seleção ou contratação das vagas. e por isso, toda a responsabilidade das vagas anunciadas são das empresas ou encarregadas(os) do RH que nos repassam as oportunidades de emprego. Em caso de uma vaga falsa ou uma fraude, solicitamos que nos contate imediatamente.

Auxiliar de Arquivo – PcD

EMPRESA CONFIDENCIAL

Presencial

R$ 1.368,79 + Assistência médica + Assistência odontológica + Vale-alimentação + Vale-refeição + Vale-transporte

SIA – Brasília, DF, BR

De segunda à sexta, das 8h às 17:48h com 1h de almoço

Operacional

•

Efetivo – CLT

Vaga destinada para pessoas com deficiência.

Descrição e Responsabilidades

Fazer leitura de e-mail da empresa para verificar solicitações e pendências a serem sanadas;

Esclarecer dúvidas dos colaboradores por e-mail, presencialmente e por telefone, a fim de saná-las;

Direcionar as ligações telefônicas aos responsáveis após ter se certificado de que o responsável em as atender se pode fazê-lo no momento;

Ligar e mandar e-mail para o gestor da área solicitando autorização para busca e entrega de documentos, nos casos em que o solicitante não é previamente autorizado a ter esse tipo de acesso, para fins de segurança da informação referente a qualquer uma das empresas;

Solicitar compra de material de escritório ao setor de compras, por meio do sistema Benner e com autorização da supervisão, para atender as demandas de arquivamento;

Encaminhar pessoas aos locais da empresa, sinalizando o caminho a percorrer, com atenção e cordialidade, a fim de que consigam chegar ao local destinado;

Acompanhar pessoas aos locais da empresa, com atenção e cordialidade, a fim de que consigam chegar ao local destinado;

Montar caixas de arquivos a serem utilizadas para guardar todos os documentos referentes à todas as empresas;

Confeccionar etiquetas que vão identificar as pastas ou caixas físicas, informando dados como: nome do setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos, por meio de arquivo Word e de acordo com as orientações da supervisão do setor, a fim de que sejam impressas e possam identificar as pastas conforme desejado;

Abrir pasta no arquivo físico da empresa, colocando etiqueta previamente confeccionada, a fim de que toda documentação referente a setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos seja devidamente arquivada para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Imprimir etiqueta identificadora de cada pasta a ser aberta, a fim de que toda a documentação possa ser devidamente arquivada para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Separar os documentos a serem arquivados por setor, empresa, competência e/ou ano e outros dados especificativos, a fim de que sejam arquivados em pastas ou caixas devidamente sinalizadas;

Arquivar documentos que foram anteriormente separados, nas devidas pastas e/ ou caixas, buscando acomodá-los de forma adequada, organizada e que possibilite o correto e ágil resgate de documentos;

Guardar/Arquivar caixas nas estantes do arquivo, seguindo padrão de arquivamento, buscando acomodá-las de forma adequada, organizada e que possibilite o correto e ágil resgate de documentos;

Procurar nos arquivos documentos solicitados pela presidência, diretoria e demais áreas, para entregar a estes ou tirar cópias;

Tirar cópias de documentos a pedido da supervisão da área, por meio da impressora Brother, a fim de atender as solicitações daquela;

Entregar documentos a outros departamentos, mediante protocolo e autorização por e-mail, a fim de que estejam disponíveis para uso interno daqueles;

Solicitar entrega de documentos a outros departamentos, mediante protocolo e autorização por e-mail, a fim de que estejam disponíveis para uso interno daqueles;

Buscar documentos de outros departamentos, mediante protocolo, a fim de que estejam disponíveis para arquivamento, para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Solicitar a busca de documentos de outros departamentos, mediante protocolo, a fim de que estejam disponíveis para arquivamento para fins de registro, consulta e prestação de contas para a fiscalização;

Digitalizar (escanear) documentos físicos, por meio de scanner, com atenção e exatidão, a fim de disponibilizar virtualmente o acesso aos documentos;

Enviar por e-mail documentos scaneados, a quem devam ser destinados;

Verificar se todas as caixas do arquivo se encontram em condições adequadas de uso, a fim de preservar os documentos;

Reforçar manualmente as caixas de arquivo que se encontram danificadas ao se recuperar documentos, com fita adesiva, a fim de aumentar a durabilidade das mesmas e contribuir com os custos e despesas da empresa;

Montar manualmente e com uso de chaves de fenda, as estantes a serem utilizadas para arquivos de caixas, quando estas não forem entregues montadas pela empresa da qual foram compradas, a fim de manter a devida organização do setor;

Mudar estantes e caixas de lugar sempre que novas caixas precisarem ser arquivadas, buscando acomodá-las de forma adequada, organizada e que possibilite o resgate de documentos, a fim de permitir o correto e ágil trabalho do setor;

Separar caixas a serem descartadas por tempo de uso para que possam ser vendidas;

Encaminhar nota fiscal de vendas das caixas descartadas e os respectivos recebimentos em dinheiro, para o financeiro, para fins de controle interno; e

Separar documentos a serem incinerados, mediante autorização por e-mail da diretoria e presidência a fim de encaminhá-los para incineração.

Requisitos

06 meses em arquivamento de documentos;

Ensino Médio Completo;

Destreza no arquivamento de documentos;

Saber utilizar pacote Office;

Saber alimentar relatórios em Excel e/ou Word;

Relacionamento interpessoal;

Multifuncionalidades;

Foco no cliente;

Orientação para a qualidade;

Trabalho em equipe;