Assistente de Documentação e Informação
Job description
Oportunidade: Assistente de Documentação e Informação – Brasília – Presencial
Se você é organizado(a), atento(a) aos detalhes e gosta de trabalhar com gestão de informações, essa vaga é para você! Estamos em busca de um(a) Assistente de Documentação e Informação para atuar em uma instituição de grande relevância nacional, apoiando processos administrativos e garantindo a integridade e a acessibilidade de documentos.
A Empresa: Somos uma instituição de grande relevância nacional. Atuamos com iniciativas inovadoras, governança corporativa e projetos estruturantes que impulsionam o crescimento do mercado e geram valor para empresas, líderes e a sociedade em todo o país.
Principais responsabilidades:
Organização física e digital de documentos;
Elaboração de planilhas;
Digitação de informações em sistemas;
Atendimento ao usuário;
Análise de documentos.
Localização: Brasília – DF
Salário: Pretensão Salarial
⏳ Modelo de trabalho: 100% Presencial
Responsibilities and assignments
APOIO ADMINISTRATIVO
• Realizar as atividades de formatação, chancela e envio de cartas circulares e individuais via e-mail institucional, bem como o monitoramento de confirmações de recebimento.
• Executar a formatação e inserção de chancela em decisões; portarias e resoluções; atas e extratos de atas; e trabalhos técnicos.
• Realizar as atividades de suporte administrativo às reuniões, envolvendo confecção e envio do cronograma dos trabalhos técnicos; envio de cartas de convocação e pautas de reuniões; confecção e envio de lista de convocados para divulgação interna; recebimento, montagem e distribuição de pasta com material utilizado; e demais ações relacionadas.
• Efetuar as atividades de confecção e envio de comunicações da Diretoria-Geral Executiva na reunião da Diretoria.
• Prestar suporte em reuniões, com digitação e envio de documentos.
• Alimentar e atualizar sistema de dados de informações de destinatários.
• Monitorar as datas de fundação e envio de cartas de felicitações para as Federações filiadas.
• Efetuar o monitoramento e a solicitação de compra de material para reposição da área.
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.
PROTOCOLO
• Efetuar o recebimento e a triagem de correspondências institucional e particular, jornais e revistas, bem como efetuar digitalização, registro em sistema, indexação, numeração e distribuição das correspondências físicas e eletrônicas.
• Enviar correspondências para os órgãos governamentais por meio do protocolo eletrônica destes órgãos.
• Gerenciamento de e-mails institucionais.
• Distribuição das confirmações de presença ou justificativas de ausência nas reuniões dos órgãos colegiados.
• Realizar pesquisa de documentos, de acordo com as solicitações.
• Arquivar correspondência recebida e expedida, de acordo com os procedimentos estabelecidos.
• Realizar atendimentos de solicitações recebidas através de sistema próprio.
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.
EXPEDIÇÃO
• Conferir e distribuir correspondências e materiais recebidos via malote.
• Embalar e empacotar materiais e documentos.
• Realizar a expedição de malotes, correspondências, encomendas e materiais via correio e outros fornecedores, efetuando recebimento, conferência, pesagem, classificação, registro e lacre, de acordo com os procedimentos estabelecidos.
• Realizar interface com fornecedores.
• Realizar cotação para serviços de transportes de cargas.
• Realizar a prestação de contas e o rateio dos serviços de expedição por centro de custos; e elaborar demonstrativos.
• Efetuar solicitação de pagamento de faturas dos correios do Rio de Janeiro e do Distrito Federal, de acordo com os procedimentos estabelecidos.
• Atender e realizar outras atividades profissionais correlatas e inerentes ao cargo, conforme orientação e solicitação do superior imediato.
Requirements and qualifications
✨ O que esperamos de você?
✔ Escolaridade: Ensino médio completo.
✔ Experiência: De 2 a 3 anos em atividades administrativas.
✔ Conhecimentos específicos: Pleno domínio das rotinas e processos administrativos e técnicos aplicados na área de atuação.
Additional information
O que oferecemos?
✔ Ambiente de trabalho dinâmico e desafiador.
✔ Integração com uma equipe altamente qualificada e engajada.
✔ Desenvolvimento contínuo por meio de benchmarkings, treinamentos e trocas de conhecimento.
✔ Saúde e Bem-Estar: Assistência médica e odontológica, serviços de fisioterapia, fonoaudiologia, ginástica laboral, Gympass.
✔ Apoio Familiar: Auxílio-creche/babá, assistência social, seguro de vida e assistência funeral.
✔ Alimentação e Mobilidade: Vale-refeição/alimentação, vale-transporte.
✔ Educação e Desenvolvimento: Bolsa de estudos, treinamentos, Universidade Corporativa descontos em diversas instituições de ensino.
