Assistente Administrativo(a) da Diretoria 19-11-2025

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Assistente Administrativo(a) da Diretoria

Responsibilities and assignments

Acompanhar e organizar a agenda da Diretoria, realizando o controle de compromissos, reuniões, prazos e eventos institucionais.

Apoiar a realização de reuniões estratégicas, incluindo preparação de pautas, relatórios, atas, apresentações e demais documentos de suporte.

Facilitar a comunicação interna e externa da Diretoria, assegurando a circulação adequada de informações e a fluidez dos processos.

Auxiliar na organização de viagens corporativas, coordenando logística, reservas, documentação e suporte direto aos diretores.

Acompanhar e monitorar as demandas diárias da Diretoria, organizando fluxos de trabalho e garantindo o andamento e a execução das ações planejadas.

Prestar suporte administrativo e operacional à Diretoria, contribuindo para a eficiência das rotinas e oferecendo assistência contínua.

Atualizar e manter formulários e registros nos sistemas internos de gestão, garantindo a conformidade e a integridade das informações.

Organizar, classificar e manter atualizados os arquivos digitais da Diretoria, assegurando fácil acesso e segurança das informações.

Entre outras atividades necessárias ao desenvolvimento do(a) colaborador(a) da área e/ou da Softex.

Requirements and qualifications

REQUISITOS ESSENCIAIS

Graduação em andamento em Administração, Gestão de Pessoas, Secretariado Executivo ou áreas correlatas.

Experiência prévia em funções de assessoria ou secretariado, com forte apoio à alta liderança.

Habilidade em organização de agendas, compromissos e viagens corporativas incluindo logística.

Domínio de ferramentas de produtividade (Excel, PowerPoint, Outlook, Google Workspace, ferramentas de IA, entre outras).

Excelente comunicação oral e escrita.

Habilidade para lidar com múltiplas demandas de forma eficiente e dinâmica.

REQUISITOS DIFERENCIAIS

Conhecimento em inglês e espanhol, suficiente para apoiar atividades de comunicação, leitura de documentos e atendimento básico, quando necessário.

Conhecimento básico de IA.

COMPORTAMENTOS VALORIZADOS

Demonstrar discrição e manter confidencialidade nas atividades diárias, garantindo tratamento seguro e responsável de informações sensíveis da Diretoria.

Atuar com elevado comprometimento nas entregas, assegurando qualidade, precisão e postura profissional em todas as demandas.

Trabalhar de forma colaborativa e integrada com diferentes áreas, contribuindo para um ambiente multidisciplinar e favorecendo a comunicação entre equipes.

Exercer boa capacidade de priorização e tomada de decisão ágil, organizando tarefas conforme prazos, urgências e impactos nas atividades da Diretoria.

Demonstrar proatividade na organização de processos e otimização de rotinas, identificando oportunidades de melhoria e apoiando a eficiência operacional.

Additional information

Local de atuação: Brasília.

Vínculo: celetista.

⏳ Carga horária: 40 horas/semana.

Salário: a combinar.

Benefícios:

️ cartão de alimentação/refeição;

assistência médica;

️ seguro de vida;

programa de saúde mental;

assistência odontológica (opcional);

️‍Wellhub (antigo Gympass);