Assistente Administrativo
Job description
Prestar suporte administrativo aos setores do Águas Claras Shopping, com foco em recepção, atendimento ao cliente, controle de informações internas e organização operacional.
Responsibilities and assignments
1. Serviços de Recepção
Atender clientes, visitantes, prestadores de serviços e lojistas com cordialidade e eficiência.
Realizar o controle de entrada e saída de visitantes e fornecedores, seguindo os protocolos de segurança.
Gerenciar o agendamento e a organização de salas de reunião.
Fornecer informações gerais sobre localização de lojas, eventos, promoções e serviços do shopping.
Administrar a recepção de documentos, entregas e correspondências, fazendo a triagem e encaminhamento adequado.
Responsabilizar-se pela abertura e fechamento da recepção nos horários estabelecidos.
Zelar pela organização e apresentação da área de recepção e copa administrativa.
2. Atendimento ao Cliente e Comunicação
Atender clientes internos e externos por telefone e presencialmente.
Receber, registrar e encaminhar reclamações, elogios e solicitações aos setores responsáveis.
Acionar equipes de segurança, brigadistas ou Central de Monitoramento sempre que necessário.
Solicitar manutenção, limpeza ou recolhimento de lixo conforme demandas emergenciais.
Gerenciar as chaves da recepção, refeitório, marketing e sala de reunião.
3. Emissão de Crachás
Emitir crachás de identificação para lojistas, salistas e funcionários.
Controlar e registrar a emissão de crachás, realizando a cobrança de 2ª via quando aplicável.
Arquivar os formulários de emissão conforme procedimentos internos.
4. Apoio ao marketing e Superintendência
Agendar reuniões e providenciar suporte administrativo conforme orientações.
Monitorar e repor materiais de escritório e de uso da copa.
Garantir a organização e limpeza de áreas comuns de administração.
5. Controle de Correspondências
Receber, protocolar, organizar e distribuir correspondências internas e externas.
Monitorar o recebimento de documentos importantes (jurídicos, SEDEX) e garantir a entrega em prazo.
Registrar devoluções de correspondência e acionar Correios quando necessário.
6. Controle de Estacionamento
Emitir e controlar cartões de acesso de estacionamento (proprietários, mensalistas, diárias e selos).
Realizar cobrança de 2ª via de cartões e processar encaminhamento ao Financeiro.
Alinhar alterações e bloqueios de cartões com o Coordenador de Estacionamento.
7. Apoio ao Departamento Pessoal
Executar cópias, digitalizações, organização e arquivamento de documentos.
Apoiar ações internas como eventos, confraternizações, controle de benefícios e banco de horas.
8. Controle de Informes de Vendas
Garantir o envio semanal e mensal dos informes de vendas dos lojistas via sistema Com21.
Cadastrar e manter atualizados os dados de lojistas e salistas no sistema.
Apoiar o Financeiro na cobrança de lojas inadimplentes no envio de vendas.
Requirements and qualifications
Ensino Médio Completo (desejável Superior cursando).
Conhecimento básico de Pacote Office (Word, Excel, Outlook).
Excelente comunicação verbal e escrita.
Organização, atenção a detalhes e proatividade.
Competências Comportamentais:
Cordialidade e atenção ao cliente.
Agilidade e capacidade de lidar com múltiplas tarefas.
Discrição no tratamento de informações internas.
Espírito de equipe e responsabilidade.
