ANALISTA DE EVENTOS
Responsibilities and assignments
Planejar e executar atividades pertinentes a atendimento a visitantes, inclusive estrangeiros, providências de viagens e produção de eventos.
• Elaborar fluxo de atendimento a visitantes;
• Apoiar a elaboração de procedimentos e a implementação de novos processos/rotinas/produtos da área;
• Atender e recepcionar os convidados e visitantes, estabelecendo canal de comunicação e acesso a toda infraestrutura da Unidade, bem como acompanhá-los, quando necessário, providenciando identificação, prestando informações, mantendo registros que permitam o controle e rastreabilidade das movimentações ocorridas;
• Atender e transferir ligações pertinentes às atividades de concierge, com anotações e transmissão dos respectivos recados, inclusive em inglês;
• Organizar e tomar providências de viagens, utilizando as ferramentas pertinentes disponibilizadas pela empresa, incluindo passagens e hospedagens, reagendamento de voos e soluções de transporte;
• Apoio à organização e realização de eventos internos e externos (providenciar espaço com recursos, testar recursos, enviar convites, providenciar carta-convite para o processo de visto, indicar hotéis, passar orientações de segurança, providenciar emissão e liberação de crachás, acesso ao wi-fi, registros/fotografias/matérias, alimentação, materiais, etc.);
• Elaborar documentação necessária para a contratação dos serviços, aquisição de materiais e locação de recursos pertinentes;
• Elaborar relatórios, apresentações e atas;
• Demais atividades acessórias relacionadas ao posto, não detalhadas neste documento, mas inerentes aos procedimentos, normas e boas práticas do serviço.
Requirements and qualifications
• Conhecimento dos softwares do pacote Microsoft Office e Teams;
• Inglês avançado fluente (leitura, escrita e conversação);
• Providências de viagens e eventos.
