Auxiliar de Diretoria
Descrição da vaga
TozziniFreire é um escritório full-service com atuação em 55 áreas do Direito. Nosso compromisso com a integridade, a responsabilidade social, a diversidade e a inclusão estão expressas em nossa missão e são reforçados diariamente em nosso desempenho.
Prezamos pela diversidade e inclusão em nosso ambiente de trabalho e possuímos políticas afirmativas para a contratação, inclusão e desenvolvimento de carreira de pessoas plurais.
Responsabilidades e atribuições
Fornecer suporte de secretariado/administrativo diretamente aos executivos e demais colaboradores, exercendo confidencialidade, tato e diplomacia.
Organizar e controlar a agenda diária de atividades da equipe, comunicando e/ou relembrando compromissos aos colaboradores e informando os eventos e datas importantes.
Atender e efetuar ligações, transmitindo recados, quando necessários, e fazendo follow-up dos contatos realizados e/ou em standby.
Apoiar no controle e identificação de débitos das ligações telefônicas, boletos de táxi, serviços de entrega e retirada de documentos, solicitação de vales realizada pelas respectivas equipes, bem como adiantamento aos clientes nacionais e internacionais, prestação de contas
de despesa junto à equipe, por meio do preenchimento de ND, conforme procedimentos, bem como, manter-se informado quanto aos procedimentos das áreas de apoio.
Controlar e acusar o recebimento e envio de documentos.
Recepcionar clientes e visitantes procurando identificá-los, verificando suas pretensões para prestar-lhes informações e encaminhá-los as pessoas ou setor procurados.
Formatar, organizar e controlar documentos produzidos pelas equipes tais como cartas, relatórios, petições, procurações, contratos, comunicações.
Organizar/agendar/auxiliar em reuniões, eventos internos e externos e feiras de estágio.
Organizar e preparar viagens, conforme procedimentos, providenciando bilhete aéreo, reservas de hotel, transporte, pacote de serviço de roaming, quando necessário, vale, compra de moeda em espécie etc.
Sempre que necessário, providenciar vistos e renovação de passaportes.
Suporte para atividades administrativas rotineiras do escritório (pagamentos, prestação de contas, correios, cartórios, OAB, leitura de diários oficiais, pesquisas, transcrição de textos, atividades de sistemas da organização e atividades compatíveis).
Requisitos e qualificações
Ensino médio completo;
Experiência anterior na função de 01 a 02 anos;
Pacote Office.
Boa comunicação, organização e planejamento.
