Assistente Administrativo
MT Consultoria
Presencial
R$ 2.700,00 até R$ 2.750,00 + Assistência médica + Assistência odontológica + Refeição no local + Seguro de Vida + Vale-alimentação + Vale-transporte
Brasília, DF, BR
de segunda a sexta-feira, de 8h às 18h
Profissional
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Efetivo – CLT
Descrição e Responsabilidades
1. Cumprir normas institucionais: Conhecer e aplicar as normas, políticas e procedimentos que regem o funcionamento da Fundação, garantindo a conformidade com as diretrizes estabelecidas.
2. Atendimento ao público: Realizar o atendimento presencial, telefônico ou virtual, fornecendo e recebendo informações de forma clara e eficiente aos usuários, parceiros e associados.
3. Gestão de banco de dados: Criar, atualizar e manter organizados bancos de dados institucionais, garantindo a precisão e acessibilidade das informações.
4. Registro e protocolo de documentos: Registrar, protocolar e classificar documentos físicos e eletrônicos, assegurando o controle e a rastreabilidade das informações.
5. Prospecção de parcerias: Identificar e prospectar potenciais parceiros para o clube de vantagens da instituição, alinhando-se à proposta de valor da Fundação.
6. Manutenção de parcerias: Interagir com parceiros existentes para manter ou atualizar as condições do clube de vantagens, garantindo a satisfação mútua e o cumprimento dos acordos.
7. Gestão de correspondências: Receber, controlar, triar, destinar, registrar e protocolar correspondências físicas e eletrônicas, garantindo a distribuição adequada e o fluxo eficiente de informações.
8. Classificação e arquivamento: Identificar o assunto e a natureza dos documentos, determinando a forma, ordem e classificação de arquivamento, conforme os padrões institucionais.
9. Organização de documentação: Manter atualizados e organizados os arquivos de parceiros do clube de vantagens e documentos permanentes, facilitando o acesso e a consulta.
10. Participação em formações: Engajar-se em capacitações e treinamentos para adotar práticas preventivas que garantam boas condições ambientais e de trabalho na instituição.
11. Apoio logístico a associados: Auxiliar associados oriundos de parcerias na organização de remoções, incluindo pesquisa de prestadores de serviço, reservas de hospedagem, passagens e documentação legal necessária.
12. Elaboração de relatórios: Preparar e comunicar relatórios de desempenho e atendimento, documentando as atividades realizadas e os resultados alcançados.
13. Participação em reuniões: Auxiliar e participar de reuniões internas e externas, contribuindo com informações e sugestões para o aprimoramento dos processos institucionais.
14. Execução de tarefas correlatas: Realizar outras atividades de natureza e complexidade semelhantes, conforme demandas do ambiente organizacional.
15. Reuniões com parceiros: Participar de encontros com parceiros na sede da Fundação ou em locais externos, representando a instituição e fortalecendo as relações institucionais.
16. Preparação de conteúdo: Elaborar materiais de divulgação e comunicação, garantindo a clareza e alinhamento com os objetivos e valores da instituição.
Requisitos
– Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo, Recursos Humanos, Gestão Comercial.
– Domínio de ferramentas tecnológicas (planilhas, sistemas de protocolo e bancos de dados) para otimizar processos administrativos.
– Três anos em funções administrativas, com vivência em:
Gestão de banco de dados de fornecedores/clientes em nível de usuário e documentos.
Prospecção e manutenção de parcerias.
Elaboração de relatórios e comunicação institucional.
Apoio logístico e organização de eventos ou reuniões.
