Assistente Administrativa

Descrição da vaga

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) é uma organização imparcial, neutra e independente, cuja missão exclusivamente humanitária é proteger as vidas e a dignidade das vítimas de conflitos armados e outras situações de violência no mundo, bem como prestar-lhes assistência. A Delegação Regional do CICV para Argentina, Brasil, Chile, Paraguai e Uruguai, com base em Brasília, procura um/a candidato/a qualificado/a para ocupação da vaga de trabalhar no cargo de: Pessoa Assistente Administrativa de Gestão da Informação.

O que nós fazemos:

O Comitê Internacional da Cruz Vermelha (CICV) atua em resposta a emergências e, ao mesmo tempo, promove o respeito ao direito internacional humanitário. Somos uma organização independente e neutra, e nosso mandato decorre essencialmente das Convenções de Genebra de 1949. Trabalhamos em estreita colaboração com as Sociedades Nacionais da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho e com sua Federação Internacional, a fim de garantir uma resposta humanitária coordenada, racional e rápida às necessidades das populações afetadas por conflitos armados ou outras situações de violência. Dirigimos e coordenamos as atividades internacionais realizadas nessas situações.

A Delegação Regional (DR) do CICV em Brasília e demais escritórios atuam para responder às necessidades de pessoas afetadas pela violência armada, promovendo o Direito Internacional Humanitário (DIH) e os Direitos Humanos aplicáveis à função policial.

Responsabilidades e atribuições

A pessoa Assistente Administrativa da Gestão da Informação integra a equipe de Information Management (IM), oferecendo suporte administrativo de alto nível e garantindo o secretariado geral na Delegação Regional (DR) do CICV em Brasília. Entre as suas atribuições, estão o apoio logístico e administrativo para as ações do departamento de Gestão da Informação e a função de ponto focal para organização de eventos em departamentos que não contam com apoio administrativo e em coordenação com outras áreas envolvidas. Além disso, prestará suporte na disseminação das normas gerais do CICV sobre a Gestão da Informação.

Principais responsabilidades:

Sob a supervisão e orientação da pessoa Assistente Executivo/a e Gestora da Informação, o/a Assistente Administrativa (IM) terá as seguintes responsabilidades e tarefas:

conhecer e entender os componentes do Movimento da Cruz Vermelha e do Crescente Vermelho;

manter-se informado(a) sobre os princípios, objetivos e atividades do CICV na região;

seguir estritamente as regras de segurança, confidencialidade e de conduta do CICV;

respeitar e observar os regulamentos de pessoal da Delegação Regional do CICV no Brasil;

a pessoa Assistente Administrativa pode ser convidada a exercer funções e tarefas correlatas, não previstas na presente descrição do trabalho, bem como a prestar apoio a outros departamentos

quando necessário e solicitado pelo/a assistente executivo/a e/ou a alta gestão;

representar o CICV de maneira profissional em todos os momentos;

representar a alta gestão (MGMT) e o departamento com uma postura em base à discrição, confidencialidade aplicando as regras de representatividade e protocolo;

tratar informações sensíveis com absoluto sigilo, confidencialidade e discrição:

estar ciente das atividades de outros departamentos e manter contatos regulares;

desenvolver e manter um ambiente de trabalho agradável e de apoio com todos colegas e gerentes diretos, nos níveis locais e globais.

Gestão da Informação e Secretariado:

desempenhar tarefas de secretariado geral da DR, como preparação de apresentações, confecção de documentos e correspondências, gerenciamento de ligações e e-mails; bem como a

atualização de calendários e apoio geral;

em apoio à pessoa Assistente Executiva, garantir que todos os documentos eletrônicos recebidos na caixa postal geral sejam devidamente distribuídos aos destinatários apropriados e em tempo hábil;

organizar e supervisionar a utilização do conjunto de ferramentas colaborativas de referência (ex: Team Space) e as bases de dados: no suporte, na estruturação, na formação, no estabelecimento

de regras e em seu monitoramento, entre outros;

atualizar as informações gerais destas ferramentas colaborativas e manter os funcionários atualizados;

informar regularmente no boletim do suporte sobre novos desenvolvimentos, garantindo que os usuários estejam cientes sobre ferramentas e seus recursos;

quando necessário e solicitado, realizar briefings para novas pessoas empregadas residentes ou móveis sobre as ferramentas colaborativas de referência e de bases de dados, bem como sobre o

fluxo da informação da Delegação, entre outras;

receber e enviar correspondências e malas diplomáticas (sede e campo), bem como distribuir correspondências da DR;

quando solicitado, atuará como ponto focal dos departamentos que não contam com apoio administrativo para a organização de eventos, executando atividades logísticas e administrativas dos

eventos, como seminários, oficinas, palestras, entre outros;

apoiar nas questões administrativas junto aos coordenadores das áreas para assegurar o respeito aos procedimentos da Delegação para este fim;

apoiar os coordenadores no contato com os participantes dos eventos para uma melhor gestão com os setores de Welcome, Administração e Logística no que diz respeito à compra de passagens,

hospedagens e apoio aos participantes antes, durante e após os eventos;

ser referência dos pontos focais na DR para rotinas de protocolo (fórmulas de tratamento epistolar), correspondência e identidade visual, além de: verificar a redação, gramática, ortografia e uso

adequado de templates ou identidade visual;

garantir que toda a correspondência que saia da DR seja validada por pessoa qualificada e aplicar estas normas de acordo com o Guia de Representatividade da Delegação;

consultar e promover o Manual de Correspondência Institucional e monitorar a sua aplicação por todos os colaboradores;

propor soluções em casos de contradições entre normas e práticas locais;

conhecer as regras relativas às assinaturas, aplicá-las e promovê-las;

apoiar na preparação de procedimentos para a organização e troca de informações (entre a Delegação e demais escritórios), caso necessário;

ser responsável pela atualização e manutenção das pastas do departamento IM e, em apoio à pessoa Assistente Executiva, atualizar e monitorar o Team Space (estrutura, pastas, documentos,

metadados etc.) de Brasília; ter ciência das atividades, prioridades e desafios da Delegação, bem como da situação nacional e internacional relacionada;

sob a coordenação da pessoa Assistente Executiva, filtrar informações e atribuir prioridades;

conhecer os objetivos da Delegação e conhecer e outros atores relevantes para o cargo, bem como manter-se atualizado/a sobre a composição e estrutura do Governo/Estado;

atualizar os organogramas e as listas de sua responsabilidade e garantir que sejam atualizadas pelos departamentos;

manter-se atualizado/a com a chegada e saída de delegados móveis, residentes e atualizar as listas relacionadas;

apoiar atualização da base de dados da Gestão e garantir que exista uma rede ativa de contatos profissionais úteis para o CICV.

Treinamento e suporte – áreas de especialização:

organizar regularmente treinamentos e workshops para os pontos focais sobre temas relacionados à Gestão da Informação;

apoiar na organização de seminários e workshops sobre Gestão da Informação em nível nacional sobre os temas relacionados;

treinar e acompanhar os pontos focais, garantindo que conheçam e apliquem os procedimentos relacionados;

fornecer suporte geral sobre as ferramentas e procedimentos do CICV do Departamento de IM;

manter seus conhecimentos e habilidades atualizados em relação à tecnologia comum (MS office, Outlook, Skype e Teams, Lotus Notes, Intranet, entre outros);

trabalhar em coordenação com o departamento de TI para questões relativas ao gerenciamento de informações;

assegurar o respeito aos procedimentos apropriados para proteger, usar e armazenar materiais sensíveis (selos, papel timbrado com o logotipo do CICV, entre outros);

garantir que papéis timbrados, cartões de visita, envelopes e demais materiais atendam aos requisitos de identidade visual aplicáveis;

ser responsável por manter, atualizar e organizar as publicações e materiais de divulgação do departamento de IM.

Outras responsabilidades:

em apoio à pessoa Assistente Executiva, utilizar a plataforma de perfis do CICV e para os devidos seguimentos das requisições do departamento, quando necessário;

informar proativamente sobre projetos e desenvolvimentos IM e apoiar na implementação desses projetos (e programas associados) na DR ou em outros escritórios;

organizar arquivos atuais e intermediários e dar suporte aos usuários com o sistema de arquivamento eletrônico;

participar na divulgação de políticas, orientações e diretivas do departamento e participar de grupos de trabalho, se necessário;

na gestão de mudanças e na atualização de ferramentas colaborativas, garantir suporte aos usuários quando houver alterações nas ferramentas de trabalho (mensagens, telefonia, arquivos etc.) e

garantir o acompanhamento, quando necessário;

caso necessário, realizar missões para apoio referente à Gestão da Informação, arquivos físicos, ministrar formação acerca de temas como: gestão da informação, uso de ferramentas institucionais, entre outros.);

quando necessário, participar de reuniões e acompanhamento da alta gestão na execução de decisões e estratégias, tomando notas e apoiando no que for necessário;

auxiliar na representatividade e na organização de recepções e outros eventos, utilizando-se dos protocolos institucionais, apoiando a pessoa Assistente Executiva na organização de visitas de alto nível (doadores ou interlocutores) no que tange ao protocolo e ao cerimonial, de acordo com o Guia de Cerimonial e Protocolo do CICV, assim como às leis dos países cobertos pela DR:

apoiar na compilação e preenchimento de relatórios e documentos (relatórios, atas de reuniões etc.);
a pedido da pessoa Assistente Executiva, apoiar durante o processo de Plan for Results e Monitoring for Results.

Requisitos e qualificações

Formação universitária completa, preferencialmente em secretariado executivo, administração e/ou áreas afins.

Experiência sólida em trabalhos como secretário(a) executivo(a), preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais.

Fluência em português, com excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita.

Fluência em inglês (nível C1 ou superior), com excelente capacidade de redação e comunicação formal, tanto oral quanto escrita.

Domínio avançado de espanhol (nível B2 ou superior), com boa capacidade de comunicação oral e escrita em contextos profissionais.

Bom conhecimento prático de informática: Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) e Microsoft SharePoint;

Desejável conhecimento da plataforma de base de dados HCL;

Experiência com procedimentos administrativos e logísticos;

Experiência na organização de eventos (pequeno, médio e grande porte);

Excelente capacidade de gestão do trabalho, gestão de tempo, definição de prioridades e análise dos fluxos de comunicação;

Conhecimento do mandato do CICV é um diferencial;

Visto de trabalho válido para trabalhar no Brasil – caso seja pessoa estrangeira.

Disponibilidade para viagens.

O que nós estamos procurando:

Respeito aos direitos humanos, à diversidade cultural, à diversidade de gêneros, às diferentes orientações sexuais e à igualdade de oportunidades;

Compromisso de abraçar nossos princípios fundamentais, além da construção de confiança, responsabilidade, comunicação, compaixão, integridade, liderança e resiliência;

Interesse e apreciação pelo uso e manuseio de ferramentas de informática;

Entusiasmo para trabalhar de forma colaborativa em equipe e com pessoas de diferentes culturas;

Excelente capacidade de gestão de tempo, definição de prioridades e análise dos fluxos de comunicação;

Ótima organização e atenção aos detalhes;

Contínua disposição e interesse de aprender e desenvolver-se;

Excelente capacidade de comunicação a nível escrito e oral, análise e apresentação, nos idiomas requeridos;

Autossuficiente, orientado para a resolução de problemas, capaz de pensar fora da caixa e de mobilizar pessoas;

Capacidade de ouvir, ter empatia e ser flexível.

Informações adicionais

Nossos valores:

No CICV, valorizamos impacto, colaboração, respeito e compaixão. Buscamos candidatos que demonstrem comportamentos baseados nesses valores compartilhados. Para mais informações sobre os valores do CICV, por favor visite esta página.

O que oferecemos:

O CICV valoriza a diversidade e está comprometido em criar um ambiente de trabalho inclusivo. Aceitamos inscrições de todas as pessoas candidatas qualificadas;

A oportunidade de trabalhar na maior rede humanitária do mundo, com mais de 160 anos de existência e atuante em mais de noventa países;

Criar impacto e influenciar por meio do trabalho que a equipe de Gestão da Informação desenvolve na Delegação Regional;

Desenvolvimento profissional, remuneração competitiva e pacote de benefícios estimulante;

Uma equipe única, global, tecnológica e diversa.

Informações adicionais:

Localização: Você trabalhará conosco no escritório da Delegação Regional do CICV em Brasília(DF), Brasil;

Previsão de início: 09/2026;

Carga horária: 40 horas semanais;

Tipo de contrato: contrato de prazo indeterminado, regido pela CLT e de dedicação exclusiva;

Benefícios: Plano de Saúde e Odontológico; Plano de Previdência Privada; Política de Idiomas; Vale Transporte; Vale Alimentação; Gympass e Total Pass (planos de descontos em academias para atividades físicas diversas).

O CICV valoriza a diversidade e se compromete a criar um ambiente de trabalho inclusivo e acolhedor, independentemente de deficiência, identidade de gênero, estado civil ou de parceria civil, raça, cor ou origem étnica e nacional, religião ou crença, ou orientação sexual.

Data limite para candidatura: 23/08/2026

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