Assistente Administrativo/Recepção 31-05-2023

AVISO: O site Oportunidades DF tem como único objetivo divulgar vagas de emprego e com isso ajudar tanto quem está à procura de emprego, quanto quem busca contratar. Porém, o mesmo não é responsável e nem atua na seleção ou contratação das vagas. e por isso, toda a responsabilidade das vagas anunciadas são das empresas ou encarregadas(os) do RH que nos repassam as oportunidades de emprego. Em caso de uma vaga falsa ou uma fraude, solicitamos que nos contate imediatamente.

Assistente Administrativo/Recepção

Spot Pessoas e Resultados

Presencial

R$ 3.000,00 até R$ 4.000,00 + Vale-alimentação + Vale-transporte

Brasília, DF, BR

De segunda à sexta, das 09h as 19h

Profissional

Temporário

Descrição e Responsabilidades

• Atendimento ao público e direcionamento ao setor responsável;

• Atendimento telefônico;

• Realizar atividades operacionais, tais como receber ligações, digitalizar e organizar documentos;

• Gerir o fluxo do processo de compras incluindo contato com fornecedores, cotação dos produtos e serviços, elaboração de tabela comparativa, solicitação de aprovação ao especialista em administração ou ao solicitante da compra ou contratação, seguindo a política de aquisições vigente;

• Acompanhamento do recebimento dos produtos e encaminhamento do respectivo pagamento ao Setor Financeiro;

• Manter o arquivo relativo às compras e contratos organizado e atualizado;

• Pesquisar e propor novos fornecedores e parcerias para a Instituição, sempre buscando a melhor relação custo x benefício;

• Propor convênios e/ou contratos entre a Representação do BID no Brasil e fornecedores locais com objetivo de facilitar as compras de pequeno valor, bem como viabilizar economias em escala;

• Emitir trimestralmente um relatório com a movimentação das compras da Representação identificando valores investidos, fornecedores, ordens de compra e descontos alcançados;

• Acompanhamento dos Trâmites de importação e exportação de produtos para a

Representação;

• Realizar o cadastro de novos funcionários e jubilados;

• Cadastrar novos funcionários no controle de acesso, solicitar o crachá e atualizar a lista com nomes e números cadastrados;

• Cadastrar e enviar correspondências por Correios diariamente;

• Cadastrar diariamente e enviar correspondências internacionais pelo Malote todas às sextas-feiras;

• Receber, conferir, digitalizar, nomear e encaminhar as notas fiscais e faturas para pagamento ao setor responsável;

• Atualizar todas as listas, referentes à ramais, aniversariantes, emergência, família, árvore de comunicação, controle de acesso da Guarita, controle de vagas no estacionamento, litas de distribuições setoriais da Representação, entre outras;

• Fazer a gestão do Almoxarifado (materiais de escritório e suprimentos da copa);

• Agendar reuniões sempre que forem solicitadas, atendendo às regras de organização;

• Dar suporte na organização dos eventos quando necessário, solicitando serviço de limpeza, manutenção e TI;

• Fazer o acompanhamento da organização e a programação das salas de reuniões;

• Manter atualizados mensalmente o fluxo de eventos e uso das salas de reuniões;

• Atualizar quinzenalmente o plano de trabalho da Recepção, conforme as demandas e prazos;

• Fazer o controle de correspondências nacionais e internacionais mensalmente, comparando quantidade de envio com valores gastos;

• Apoiar a Representação durante a realização de eventos;

• Executar o trabalho sob sua responsabilidade conforme políticas e procedimentos previstos no Banco.

Requisitos

• Superior completo;

• Experiência mínima de 2 anos nas atividades acima;

• Espanhol em nível intermediário;

• Inglês em nível básico;

• Normas de Redação Oficial;

• Pacote Office com ênfase em Word e Excel;

• Orientação para o cliente;

• Relacionamento Interpessoal;

• Iniciativa;

• Organização;

• Planejamento;

• Comunicação assertiva, tanto oral quanto escrita.

Interessados deverão clicar aqui para se candidatar




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