Assistente Administrativo/Recepção
Spot Pessoas e Resultados
Presencial
R$ 3.000,00 até R$ 4.000,00 + Vale-alimentação + Vale-transporte
Brasília, DF, BR
De segunda à sexta, das 09h as 19h
Profissional
•
Temporário
Descrição e Responsabilidades
• Atendimento ao público e direcionamento ao setor responsável;
• Atendimento telefônico;
• Realizar atividades operacionais, tais como receber ligações, digitalizar e organizar documentos;
• Gerir o fluxo do processo de compras incluindo contato com fornecedores, cotação dos produtos e serviços, elaboração de tabela comparativa, solicitação de aprovação ao especialista em administração ou ao solicitante da compra ou contratação, seguindo a política de aquisições vigente;
• Acompanhamento do recebimento dos produtos e encaminhamento do respectivo pagamento ao Setor Financeiro;
• Manter o arquivo relativo às compras e contratos organizado e atualizado;
• Pesquisar e propor novos fornecedores e parcerias para a Instituição, sempre buscando a melhor relação custo x benefício;
• Propor convênios e/ou contratos entre a Representação do BID no Brasil e fornecedores locais com objetivo de facilitar as compras de pequeno valor, bem como viabilizar economias em escala;
• Emitir trimestralmente um relatório com a movimentação das compras da Representação identificando valores investidos, fornecedores, ordens de compra e descontos alcançados;
• Acompanhamento dos Trâmites de importação e exportação de produtos para a
Representação;
• Realizar o cadastro de novos funcionários e jubilados;
• Cadastrar novos funcionários no controle de acesso, solicitar o crachá e atualizar a lista com nomes e números cadastrados;
• Cadastrar e enviar correspondências por Correios diariamente;
• Cadastrar diariamente e enviar correspondências internacionais pelo Malote todas às sextas-feiras;
• Receber, conferir, digitalizar, nomear e encaminhar as notas fiscais e faturas para pagamento ao setor responsável;
• Atualizar todas as listas, referentes à ramais, aniversariantes, emergência, família, árvore de comunicação, controle de acesso da Guarita, controle de vagas no estacionamento, litas de distribuições setoriais da Representação, entre outras;
• Fazer a gestão do Almoxarifado (materiais de escritório e suprimentos da copa);
• Agendar reuniões sempre que forem solicitadas, atendendo às regras de organização;
• Dar suporte na organização dos eventos quando necessário, solicitando serviço de limpeza, manutenção e TI;
• Fazer o acompanhamento da organização e a programação das salas de reuniões;
• Manter atualizados mensalmente o fluxo de eventos e uso das salas de reuniões;
• Atualizar quinzenalmente o plano de trabalho da Recepção, conforme as demandas e prazos;
• Fazer o controle de correspondências nacionais e internacionais mensalmente, comparando quantidade de envio com valores gastos;
• Apoiar a Representação durante a realização de eventos;
• Executar o trabalho sob sua responsabilidade conforme políticas e procedimentos previstos no Banco.
Requisitos
• Superior completo;
• Experiência mínima de 2 anos nas atividades acima;
• Espanhol em nível intermediário;
• Inglês em nível básico;
• Normas de Redação Oficial;
• Pacote Office com ênfase em Word e Excel;
• Orientação para o cliente;
• Relacionamento Interpessoal;
• Iniciativa;
• Organização;
• Planejamento;
• Comunicação assertiva, tanto oral quanto escrita.
Interessados deverão clicar aqui para se candidatar