Assistente Administrativo 31-05-2023

AVISO: O site Oportunidades DF tem como único objetivo divulgar vagas de emprego e com isso ajudar tanto quem está à procura de emprego, quanto quem busca contratar. Porém, o mesmo não é responsável e nem atua na seleção ou contratação das vagas. e por isso, toda a responsabilidade das vagas anunciadas são das empresas ou encarregadas(os) do RH que nos repassam as oportunidades de emprego. Em caso de uma vaga falsa ou uma fraude, solicitamos que nos contate imediatamente.

Assistente Administrativo

Spot Pessoas e Resultados

Presencial

R$ 6.000,00 até R$ 7.000,00 + Vale-alimentação + Vale-transporte

Brasília, DF, BR

De segunda à sexta, das 8h às 17:30h

Profissional

•

Temporário

Descrição e Responsabilidades

• Prestar atendimento aos clientes internos, externos e a todos os parceiros relacionados;

• Organização de agenda, contatos telefônicos, reuniões presenciais, videoconferências, viagens e eventos promovidos, entre outras atividades requeridas;

• Acompanhar a entrada e saída de documentos, preparar respostas para assinatura e seguimento no Siscor;

• Providenciar a logística de missões (internas) em todas as suas fases: antes, durante e depois (Sede e Representação);

• Organizar os eventos relacionados aos projetos/visitas/reuniões: salas, equipamentos, serviços de alimentação, traslados, lista de participantes, lista de presença, confirmações de participação, materiais, etc.;

• Encaminhar ao Setor Administrativo todos os pagamentos advindos de projetos, eventos e quaisquer que existam, atendendo aos procedimentos de compras corporativas e políticas vigentes;

• Manter organizado os espaços de trabalho e a documentação (física e/ou virtual) sob a sua responsabilidade e garantir que os recursos materiais necessários às atividades do trabalho estejam disponibilizados;

• Recepcionar os participantes de eventos ou reuniões;

• Atuar junto à agência de viagens, na qual o BID mantenha contrato, em todo o trâmite relativo a viagens: solicitação/alteração/cancelamento de passagens, hospedagens, nacionais e internacionais;

• Preparar os relatórios de prestações de contas de viagens nacionais e internacionais e manter o follow up do processo para que todo o ciclo de pagamento seja devidamente encerrado;

• Traduzir ou revisar pequenos documentos PORTUGUÊS>ESPANHOL>INGLÊS quando necessário;

• Preparar documentação (memorando) para envio à SEDE/Washington, bem como documentos a serem encaminhados para os Correios (SEDEX) e/ou MALOTE quando solicitado;

• Distribuir e monitorar correspondências internas e externas, bem como encaminhá-las a outros setores;

• Acompanhar junto ao Departamento Legal o envio das Cartas-Convênios para impressão e encaminhamento aos executores para assinatura dos Representantes Legais;

• Preparar documentos relacionados aos pagamentos de convidados, bem como Carta Acordo-Convite;

• Emitir relatórios de interesse da Representante quando solicitado;

• Atualizar o mailing list e todos os contatos da Representante;

• Durante o processo de Relocation de funcionários internacionais (entrada/saída do país) ou desligamento de funcionários, responsabilizar-se pela organização do espaço de trabalho, bem como descarte e redirecionamento de materiais, documentos e livros;

• Operar todos os sistemas BID que estejam relacionados às atividades desempenhadas: SISCOR, CBRDOCS/IDBDOCS, OPUS (consultas), OPMAS (consultas), CONCUR (autorização de viagens e prestação de contas), SELF SERVICE (abertura de ticketsolicitação de serviços e de equipamentos para reuniões), TMS (self booking) e aqueles que estejam vigentes à época;

• Gerar saídas de CBR’s (número do ofício do banco) no SISCOR em formatos diversos: carta, fax, memorando;

• Preparar relatório mensal de eventos e encaminhar a Recepção para os devidos controles estatísticos.

Requisitos

• Graduação ou Técnico em Secretariado Executivo, Administração ou qualquer curso de graduação desde que comprovada experiência na área da função;

• Anos de Experiência Profissional Comprovada: mínimo de 2 anos;

• Idiomas: Português e mínimo espanhol fluente. Desejável inglês será um diferencial;

• Áreas de especialização: secretariado e assessoria de executivos, organização de eventos;

• Informática: Pacote Office avançado (uso de todas as ferramentas do Outlook e Office).

• Habilidades e competências: comprometimento, análise e solução de problemas, organização e planejamento, orientação para o cliente, foco em resultados, relacionamento interpessoal, comunicação assertiva, dinamismo, flexibilidade, energia para o trabalho, aprendizagem prática, pro atividade.

Interessados deverão clicar aqui para se candidatar