Analista de Viagens e Eventos
Responsibilities and assignments
Planejar e executar eventos, coordenando todas as etapas do evento, desde o início até a finalização;
Gerenciar o fluxo de eventos (receber formulário, abrir o evento na planilha, analisar os serviços que serão contratados, e realizar reunião de planejamento do evento);
Solicitar e acompanhar adiantamentos, diárias, reembolsos e prestação de contas.
Fornecer informações relevantes, folhetos e publicações (guias, costumes locais, mapas, regulamentos), para os viajantes.
Gerenciar imprevistos que possam surgir antes ou durante o evento, oferecendo soluções rápidas;
Realizar o faturamento e conciliação das despesas de viagens e eventos;
Realizar cotações e qualificar fornecedores para serviços de buffet, locação de espaços, e outros referentes a logística e eventos;
Acompanhar feedbacks dos participantes e colaboradores para identificar oportunidades de melhoria contínua nos processos da organização e execução;
Garantir o arquivamento adequado de todos os documentos relativos a viagens e eventos;
Monitorar o orçamento do evento, assegurando que todas as despesas sejam contabilizadas corretamente e fiquem dentro do planejado;
Organizar treinamentos recorrentes dos procedimentos internos do círculo para todo o WWF-Brasil;
Analisar e reportar indicadores de viagens e eventos;
Atualizar as políticas e procedimentos internos de contratos alinhadas com as demais políticas do WWF-Brasil;
Negociar e gerir acordos de tarifas e descontos dos serviços de logística e eventos submetendo-os a coordenação da área.
Requirements and qualifications
Experiência com gestão de eventos, mínimo de 02 anos;
Conhecimento em sistemas de reservas, software de gestão de viagens e Pacote Office 365;
Experiência na construção, monitoramento e análise de indicadores (Power BI);
Comunicação assertiva e que consiga navegar bem na organização;
Conhecimento de idiomas para lidar com doadores e parceiros internacionais;
Capacidade de ouvir atentamente e comunicar-se de forma clara e persuasiva;
Colaboração e trabalho em equipe;
Habilidade em trabalhar em um ambiente dinâmico e conseguir se adaptar mesmo que as coisas não aconteçam como planejado;
Organização, planejamento e gestão de múltiplas tarefas e gerenciamento de tempo;
Desejável conhecimento territorial especialmente na região Norte e Centro-Oeste, onde a Organização possui projetos de campo;
Visão sistêmica, proatividade e tomada de em que amplia seu entendimento sobre o contexto e toma decisões baseada no todo e não só em parte dele;
Capacidade de zelar pela experiência do viajante buscando garantir saúde e segurança durante as viagens e satisfação com o serviço prestado;
Experiência comprovada na organização de eventos e viagens, preferencialmente em ONGs ou instituições que promovam causas sociais e ambientais;
Estabelecer e manter canais de comunicação eficazes com os times internos, garantindo o bom fluxo de informações antes, durante e após os eventos e viagens.
Additional information
Acreditamos que temos muito mais que um papel na sua vida!
Um propósito incrível para compartilhar
Um ambiente de trabalho flexível e com autonomia para você adaptar a sua rotina.
Salário compatível com o mercado.
Vale alimentação/refeição em cartão para uso flexível, inclusive nas férias e em licenças.
Plano de saúde com cobertura nacional e abrangente aos dependentes.
Benefício bem-estar que você pode utilizar para despesas odontológicas e oftalmológicas ou para reembolso com academia, artes marciais, crossfit, dança, ginastica rítmica, natação, personal trainer, pilates, yoga e outras atividades físicas.
Folga no dia do seu aniversário, para aproveitar o seu dia e celebrar.
As licenças parturiente e parentalidade são estendidas, para que as mamães e papais possam ter mais tempo para aproveitar esse momento tão especial.
Depois da licença, volte a trabalhar com a cabeça mais tranquila e conte com o auxílio-creche;
Segurança para você e sua família, com o nosso Seguro de Vida.
