Assistente Administrativa de Proteção
Responsibilities and assignments
O que você fará:
A posição de Assistente Administrativo de Proteção tem a responsabilidade de assegurar o apoio logístico e administrativo dos programas de Proteção (PROT) coordenados pela equipe baseada em Brasília. É ponto focal da Gestão da Informação para a equipe PROT, a pessoa Assistente Administrativa de Proteção também fornece apoio direito à pessoa Coordenadora de Proteção e à pessoa Coordenadora Adjunto(a) de Proteção, quando preciso. É tambem o ponto focal para organização de eventos para o Departamento Proteção, coordenando com os outros departamentos da Delegação para este fim.
Finalmente, a pessoa Assistente de Administrativa é responsável pelo seguimento financeiro da rendição de contas dos planos de ação das Sociedades Nacionais referentes ao programa Reestabelecimento de Vínculos Familiares (RLF).
Principais responsabilidades:
Sob a supervisão da pessoa Coordenadora de Proteção, e baseado nos objetivos do CICV, a pessoa Assistente Administrativa de Proteção tem as seguintes responsabilidades:
Apoiar às atividades relacionadas aos programas de Proteção (sob a supervisão hierárquica do seu chefe e funcional dos responsáveis pelos programas de Proteção);
Coletar e gerenciar informações quando solicitado, respeitando as diretrizes e procedimentos de trabalho estabelecidos, de maneira confidencial e precisa;
Relatar, de forma oral e escrita, suas atividades, conforme instruções definidas, encaminhando informações pertinentes dentro do prazo estipulado;
Manter-se atualizado(a) sobre as correspondências de sua chefia e da equipe Proteção; analisar, sintetizar e transmitir ao superior hierárquico as informações pertinentes;
Elaborar cartas, ofícios e outros documentos em português, espanhol e inglês;
Fazer traduções do espanhol ao inglês ou ao português e vice-versa;
Manter o cronograma de missões e atividades da Proteção atualizado;
Responder como ponto focal para Gestão da Informação e disseminação dentro da equipe Proteção;
Responder como ponto focal para a Logística e difusão e seguimento dentro da equipe Proteção;
Manter o arquivo eletrônico (Ref File) da Proteção atualizado;
Atualizar a plataforma de dados e contatos de interlocutores e beneficiários na Team Space;
Atuar como ponto focal para a organização de eventos no departamento Proteção, coordenando com os outros departamentos para a organização logística e administrativa de eventos e/ou encontros de familiares, seminários, oficinas, palestras, entre outros.
Desenvolver os TdR e preencher as planilhas para os eventos, coordenando com os coordenadores dos programas Proteção e assegurando o respeito dos procedimentos da Delegação para este fim;
Manter o contato com os participantes dos eventos para coordenar com BRA Welcome, BRA ADM, BRA Log no que se diz respeito à compra de passagens, hospedagens, contato e apoio aos participantes antes, durante e depois dos eventos;
Criar e editar minutas de reuniões/eventos/seminários/missões;
Responsável pelo seguimento financeiro da rendição de contas dos planos de acção das Sociedades Nacionais referentes ao programa RLF, em estreita coordenação com os departamentos Cooperação e Administração;
Coordenar com o Departamento de Comunicação os pedidos de publicações referentes ao Departamento de Proteção (Field Production Book – FPB);
Apoiar a equipe na revisão de SRs e elaborar SRs e pedidos diversos de materiais, em coordenação com a Logística;
Apoiar a coordenação de Proteção na gestão da equipe proteção, organizando reuniões internas, facilitando a coordenação entre atividades e eventos assim como o respeito dos procedimentos;
Apoiar a coordenação de Proteção na gestão das suas viagens;
Conduzir seu tempo e trabalho dentro das regras de pessoal do CICV;
Contribuir para um ambiente laboral harmonioso e integrado;
Manter-se atualizado(a) sobre a situação político-social nas zonas de atividades da Delegação Regional do CICV em Brasília, assim como em questões de segurança;
Colaborar com outras áreas quando necessário;
Responsabilidades Adicionais:
Acompanhar todas as mensagens e correspondências relacionadas ao trabalho com os contatos e departamentos relevantes;
Estar ciente dos objetivos da Delegação, conhecer bem o Movimento e outros contatos relevantes para a posição;
Representar o CICV de maneira adequada durante as atividades, nas reuniões e no campo e evitar qualquer atividade que possa refletir negativamente na imagem do CICV;
Proativamente procurar oportunidades pelo seu próprio aprendizado e desenvolvimento profissional, discutindo com a sua linha direta as suas necessidades formativas.
Requirements and qualifications
Requisitos e Habilidades:
Formação universitária completa;
Experiência em trabalhos como secretário(a) executivo(a), preferencialmente em embaixadas ou organizações internacionais;
Fluência oral e escrita em português nativo;
Fluência intermediária na Língua Espanhola (nível B2), oral e escrito.
Conhecimentos básicos na Língua Inglesa.
Interesse para trabalho humanitário e conhecimento do mandato do CICV e dos direitos humanos;
Bom conhecimento prático de informática (Word, Excel, Power Point, Internet)
Possuir visto de trabalho no Brasil;
Disponibilidade para viagens profissionais no Brasil e exterior.
O que nós estamos procurando:
Respeito aos direitos humanos, à diversidade cultural, à diversidade de gêneros, às diferentes orientações sexuais e à igualdade de oportunidades;
Compromisso de abraçar nossos princípios fundamentais, além da construção de confiança, responsabilidade, comunicação, compaixão, integridade, liderança e resiliência;
Excelentes relações interpessoais, inclusive demonstrando experiência e capacidade para trabalhar de maneira construtiva em equipe, mas também de maneira independente, quando necessário;
Habilidade para trabalhar em equipe multidisciplinar e com pessoas de diferentes culturas;
Habilidade de escuta e empatia;
Habilidade para interagir com públicos heterogêneos;
Habilidade de trabalhar com responsabilidade e de forma autônoma;
Excelente capacidade de comunicação a nível escrito e oral, análise e apresentação;
Capacidade de síntese e análises, planificação, organização e avaliação de necessidades.
Additional information
Nossos valores:
No CICV, valorizamos impacto, colaboração, respeito e compaixão. Buscamos candidatos que demonstrem comportamentos baseados nesses valores compartilhados. Para mais informações sobre os valores do
CICV, por favor visite esta página.
O que oferecemos:
O CICV valoriza a diversidade e está comprometido em criar um ambiente de trabalho inclusivo. Aceitamos inscrições de todas as pessoas candidatas qualificadas;
A oportunidade de trabalhar na maior rede humanitária do mundo, com mais de 160 anos de existência e atuante em mais de cem países;
Criar impacto e influenciar por meio do trabalho que a equipe de Proteção desenvolve na Delegação Regional;
Desenvolvimento profissional, remuneração competitiva e pacote de benefícios estimulante;
Uma equipe única, global, tecnológica e diversa;
Informações adicionais:
Localização: Você trabalhará conosco no escritório da Delegação Regional do CICV em Brasília(DF), Brasil.
Previsão de início: 03/2024
Carga horária: 40 horas semanais
Tipo de contrato: contrato de prazo indeterminado, regido pela CLT e de dedicação exclusiva.
Benefícios: Plano de Saúde e Odontológico; Plano de Previdência Privada; Vale Transporte; Vale Alimentação; Total Pass ou Gympass (planos de descontos em academias para atividades físicas diversas), Política de Idiomas e Desenvolvimento.
O CICV valoriza a diversidade e se compromete a criar um ambiente de trabalho inclusivo e acolhedor, independentemente de deficiência, identidade de gênero, estado civil ou de parceria civil, raça, cor ou origem étnica e nacional, religião ou crença, ou orientação sexual.
As pessoas interessadas devem realizar a candidatura na nossa página de vagas na plataforma Gupy, e acessar a oportunidade para Pessoa Assistente Administrativa de Proteção.
Data limite para candidatura: 26/01/2024
